Wie lässt sich Projektmanagement verbessern? Ein paar nützliche Tipps!

Projekte sind zeitlich begrenzte Vorhaben mit einem bestimmten Ziel. Es gibt heutzutage in der Berufswelt kaum noch eine Stelle, in der Projekte keine Rolle spielen. Gerade bei qualifizierteren Tätigkeiten ist Projektmanagement gefordert. Die allermeisten Projekte sind keine Selbstläufer, es bedarf schon erheblicher Anstrengungen, damit das Vorhaben gelingt. Hier sind ein paar nützliche Tipps, wie sich Projektmanagement verbessern lässt.

Es gibt bei Projekten immer ein paar typische Herausforderungen, die gemeistert werden müssen. Das Projektteam setzt sich in der Regel aus Mitgliedern zusammen, die sonst nicht miteinander arbeiten. Das kann zu Reibungsverlusten führen. Bei den meisten Vorhaben sind Zeit und Ressourcen entscheidende Engpässe. Mit diesen Restriktionen muss umgegangen werden.

Unerlässlich – ein klares Ziel

Eigentlich sollte es selbstverständlich sein, dass eine eindeutige Projekt-Zielsetzung vorliegt. In der Realität ist das keineswegs immer der Fall. Bei manchem Vorhaben bleibt unklar, was tatsächlich erreicht werden soll. Ein Projekt ohne klares Ziel kann aber kaum zielführend sein. Es reicht auch keine allgemeine Zielformulierung. Die Zielerreichung muss gemessen werden können, sonst ist der Projekterfolg schwer zu ermitteln. Vielfach ist es hilfreich, Zielhierarchien zu bilden, indem Unter- und Zwischenziele definiert werden, die letztlich zur Erreichung des Projektziels führen.

Ein Team bilden und motivieren

Projektteams sind oft ein bunt zusammengewürfelter Haufen aus Menschen mit unterschiedlichen Persönlichkeiten und Arbeitshintergründen. Eine konstruktive Zusammenarbeit ist keineswegs selbstverständlich, ebenso wenig ein gemeinsames Interesse am Projekterfolg. Teambuilding ist daher eine wesentliche Aufgabe für Projektmanagement. Dafür gibt es eine Reihe an Techniken und Methoden. Die Motivation des Teams ist ebenfalls wichtig – zum Beispiel durch gemeinsame Aktivitäten und Incentives auch jenseits der Projektarbeit. Projektmanagement erfordert immer psychologisches Geschick.

Planung ist fast Alles

Eine gute Planung ist bei Projekten schon fast die halbe Miete. Bei knappen zeitlichen, personellen und materiellen Ressourcen kann der Projektauftrag nur mit einem gezielt gesteuerten Einsatz der Mittel erfüllt werden. Dazu ist ein guter Plan unerlässlich. Es gibt inzwischen eine Vielzahl an zum Teil ausgefeilten Tools, mit denen eine Projektplanung nachhaltig unterstützt wird. Nicht immer bedarf es dazu allerdings einer high-sophisticated Software.

Ressourcen effizient nutzen – auch mit Outsourcing

Wo die Mittel begrenzt sind, ist ein besonders effizienter Einsatz nötig, um das Projekt zum Erfolg zu führen. Das heißt unter anderem, Prioritäten zu setzen, sich auf das Wichtige zu konzentrieren und Dinge, die ausgelagert werden können, auch tatsächlich outzusourcen. Eine gute Möglichkeit dazu bieten Sekretariats- und Bürotätigkeiten. So schaufelt der externe Dienstleister ebuero.de als virtuelles Sekretariat häufig Kapazitäten frei, die gewinnbringender genutzt werden können, anstatt Projektmitglieder damit zu belasten.

Für Überwachung und Steuerung – Projektcontrolling

Controlling bedeutet immer Steuerung und Überwachung – auch im Zusammenhang mit Projekten. Nur wer weiß, wie es um das Vorhaben steht, wird es in die richtige Richtung lenken können. Projektcontrolling ist daher ein essentieller Teil des Projektmanagements. Im Prinzip handelt es sich immer um Soll-Ist-Vergleiche, damit bei festgestellten Abweichungen mit Maßnahmen gegengesteuert werden kann, um das Projektziel trotzdem zu erreichen. Für das Projektcontrolling gibt es – projektabhängig – verschiedene Verfahren wie zum Beispiel die Planfortschrittskontrolle von Kosten oder Meilenstein-Trendanalysen.

Projektmanagement – Aufgabe für vielseitige Talente

Diese kleine Übersicht zeigt: Projektmanagement ist eine vielfältige Aufgabe, die ganz unterschiedliche Fähigkeiten erfordert. Der Projektmanager muss in gewisser Weise ein Allrounder sein – mit der Fähigkeit, den Überblick zu behalten und auch in kritischen Situationen Ruhe zu bewahren. Mit den genannten Tipps gelingt das leichter.

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