Tools zur Selbstorganisation im täglichen Workflow

Die täglichen Arbeitsabläufe bestehen aus kleinen und großen Aufgaben, Terminen und nicht selten auch aus Improvisation. Um alles unter einen Hut zu bekommen, nutze ich verschiedene Tools, mit denen ich sowohl im Büro als auch unterwegs immer auf dem aktuellen Stand bin. Wie das genau aussieht, zeige ich in diesem Artikel.

Selbstorganisation

Ich habe schon seit einiger Zeit vor, einen genaueren Einblick in meinen Workflow zu geben. Einen kleinen Anstubser gab es dann auch noch von Katja und Jessi, die genau dieses Thema im Rahmen einer Blogparade aufgreifen.

Aufgaben, Termine, Planungen, Ideen

Meine tägliche Arbeit besteht aus vielen Dingen. In erster Linie sind es natürlich feste Aufgaben und Termine, die anstehen und erledigt werden müssen. Diese lassen sich leicht in einen Terminplaner eintragen und abarbeiten. Da heute aber viel Flexibilität erforderlich ist, sollten bei dieser Arbeitsweise immer genug Radiergummis in griffweite liegen.

Bevor eine Aufgabe den Weg in einen Terminplaner, sei er nun digital oder konventionell, findet, sind noch zahlreiche weitere Schritte erforderlich. Das beginnt mit der Ideenfindung und der anschließenden Planung, aus der dann die einzelnen Schritte, also Aufgaben, erwachsen.

Aufgaben, Termine und die richtigen Apps

Meine Aufgaben und Termine verwalte ich nahezu ausschließlich mit Apps. Für Android und iOS nutze ich dabei den Pocket Informant (Play Store Link / App Store Link*). Für diesen habe ich mich vor einigen Jahren entschieden, weil er nicht nur Aufgaben verwaltet, wie die meisten anderen Apps zu der Zeit, sondern auch Termine. Das war für mich wichtig, da ich alles auf einen Blick haben wollte. Plane ich Aufgaben, kann ich auch gleich sehen, ob Termine an diesem Tag anstehen und es überhaupt Sinn macht, noch zusätzliche Aufgaben erledigen zu wollen.

Da ich ausschließlich mit Mac arbeite, nutze ich am Desktop auch gleich den Informant für Mac. Derzeit ist dieser allerdings noch in der Beta Phase. Ein normales Arbeiten ist aber schon möglich. Eine Windows Version gibt es leider nicht.

Die Macher vom Informant bieten zwar auch eine Lösung zur Synchronisation, ich habe mich allerdings für Google (Termine) und Toodledo (Aufgaben) entschieden. Google Kalender ist gratis und Toodledo Silver* liegt bei ca. $15 im Jahr.

Meine Aufgaben sind in verschiedene Bereiche eingeteilt. Sie bestehen aus Allgemeines, Eigene Projekte und Firma. In den Ordner Firma kommt alles, was mit Kundenaufträgen zu tun hat. Allgemeines umfasst Aufgaben wie Post wegbringen, Steuererklärung und diverse private Dinge. Am umfangreichsten ist jedoch der Ordner Eigene Projekte. Hier gibt es zahlreiche Projekte mit vielen Unteraufgaben. Eins davon ist auch online-erfolgreich.net. Artikel-, Video- und Fotoideen werden hier eingetragen und abgearbeitet.

Planungen durch MindMapping vereinfachen

Manche Aufgaben lassen sich nicht mit wenigen Worten umreißen und werden zu komplexen Projekten. Die zentrale Aufgabe wird in eine MindMap eingetragen und dann in ihre Bestandteile zerlegt. Das Ergebnis ist dann ein Projekt mit zahlreichen Einzelaufgaben, das dann im Informant in den jeweiligen Ordner eingetragen wird.

Mindmaps erstelle ich ausschließlich über eine App am Smartphone oder Tablet. Die Synchronisation erfolgt über einen kostenlosen Dropbox Account. Als App nutze ich die Pro Version von SimpleMind (Play Store Link / App Store Link* / Mac App Store Link*). Diese gibt es sowohl für iPhone/iPad als auch Android.

Ideen als Text, Bild, Video, Audio und Zeichnungen sammeln

Würde ich alle Ideen ebenfalls in die Aufgabenplanung übernehmen, wäre diese schnell extrem unübersichtlich. Eine Weile hab ich das zwar gemacht, aber letztendlich doch nach einer Alternative gesucht. Diese habe ich in OneNote von Microsoft gefunden. Als Mac User vielleicht etwas ungewöhnlich, aber dieses Tool bietet mir alles, was ich brauche, ist sowohl für iOS*, Android als auch Mac* und PC verfügbar. Zudem ist es noch gänzlich kostenlos. Die Synchronisation erfolgt über das kostenlose OneDrive, das zu einem Live Account gehört.

In OneNote kann ich nicht nur Ideen in Textform eintragen, sondern auch mit Formatierungen spielen, Auflistungen und Checklisten erstellen. Zusätzlich können Fotos, Audio und eigene Zeichnungen eingefügt werden. In dieser App erstelle ich auch meine Storybooks für meine Videos. Die einzelnen Szenen können dann abgedreht und abgehakt werden.

Fazit:
Eine gute Planung ist für mich sehr wichtig. Der größte Teil dieser Arbeit spielt sich auf Smartphones und Tablets ab. Daher kann ich auch jederzeit unterwegs an meinen Ideen und Planungen arbeiten. Ich könnte mir das meiste zwar auch so merken, aber dann würde sicher mal die eine oder andere interessante Idee unter den Tisch fallen. Wenn Sie dann ein anderer aufgegriffen hat, fällt sie mir wieder ein und ich würde mich ärgern.

2 Antworten

  1. Huhu Heiko 🙂

    Danke für deinen Beitrag zu unserer Blogparade! 🙂

    Informant sieht wirklich klasse aus – ein Grund mehr weiter auf meinen Mac zu sparen. *grins* OneNote wurde mir gestern bereits für Ideen empfohlen – vielleicht sollte ich das Programm doch mal näher in Augenschein nehmen. Danke für deine Inspiration! 🙂

    Liebe Grüße,
    Katja

  1. 21. März 2016

    […] Heiko ist einer der wenigen in der Runde, der sich nahezu ausschließlich mit Apps und Computerprogramme verwaltet. Seine Favoriten und noch weitere Ratschläge findet du in seinem Blogbeitrag auf Online-erfolgreich.net. […]

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