So plant man den Arbeitsalltag mithilfe verschiedener To-Do Listen

Kaum jemand kann sich alle Dinge merken, die im täglichen Geschäftsleben anfallen. Um die eigene Arbeit zu erleichtern und mögliche Probleme zu vermeiden, sind To-Do Listen unterschiedlichster Arten sehr hilfreich. In diesem Artikel zeige ich, wie ich persönlich meinen Arbeitstag mitsamt den heutigen und künftigen Aufgaben strukturiere und welche Software ich einsetze.

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Was sind To-Do Listen und welche Arten gibt es?

Eine To-Do Liste ist nichts weiter als eine Auflistung anstehender Aufgaben. Im Grunde ist auch ein einfacher Einkaufszettel nichts weiter als eine To-Do Liste, die abgearbeitet werden muss. Natürlich werden dort in der Regel keine Zeiten, Notizen, Erinnerungen und weitere Daten angefügt. Da sowohl im Privat- als auch Geschäftsleben die unterschiedlichsten Aufgaben anfallen, macht es Sinn, diese ebenso aufzuschreiben, um nichts zu vergessen. Das kann auf vielerlei Arten geschehen.

  • Der gute alte Schmierzettel
    Auch in Zeiten von Smartphones gibt es Menschen, die sich selber mittels Stift und Papier an wichtige Dinge erinnern. Das kann ein kleiner Block, Haftnotizen am Monitor, ein Notizbuch oder auch ein einfaches Blatt Papier sein. Für einzelne Erinnerungen mag das funktionieren, ein Arbeitsalltag lässt sich so aber kaum planen.
  • Der Cheftimer auf dem Schreibtisch
    Prinzipiell gehört der Cheftimer auch noch in die vorherige Kategorie. Durch seine strukturierten Übersichten ist er aber schon deutlich besser zur Planung von Terminen und Aufgaben geeignet. Bevor ich Smartphones genutzt habe, war dieser auch das Instrument der ersten Wahl für mich. Das Verschieben und Umplanen von Aufgaben oder gar ganzer Projekte kostete aber das eine oder andere Radiergummi. Irgendwann waren einzelne Blätter sogar durchradiert.
  • Das Diktiergerät
    Mit diesem Gerät kommen wir schon in den technischen Bereich. Allerdings eignet sich ein Diktiergerät nur bedingt für Aufgaben und Termine. Dafür lassen sich längere Texte, Notizen und Ideen schnell einsprechen und später weiter ausarbeiten.
  • Aufgaben- und Terminplanung mithilfe einer App
    Die modernste Variante ist die Termin- und Aufgabenplanung mithilfe von Apps. Das Smartphone ist in den meisten Fällen immer dabei und kann mit den richtigen Apps auch schnell mal die eine oder andere Idee oder Notiz aufnehmen. Neben alltäglichen, wiederkehrenden Aufgaben lassen sich auch komplexe Projekte verwalten. Wird dann auch noch eine Synchronisation genutzt, sind sämtliche Daten nicht nur extern gesichert sondern auch auf unterschiedlichen Geräten verfügbar.
  • Desktopprogramme
    Am meisten Sinn machen solche Programme, wenn vorrangig am Rechner gearbeitet wird. Unterwegs hat man keinen Zugriff auf die Daten, sofern sie nicht über einen Onlinedienst mit dem Smartphone synchronisiert werden. Dafür kann ein solches Programm weit mehr bieten. Es können Arbeitszeiten erfasst und je nach Art und Umfang auch gleich in Rechnung gestellt werden.
  • Die klassische Email
    Eine Email muss nicht nur als Medium für Spam genutzt werden. Erinnerungen lassen sich schnell als Mail an die eigene Adresse senden. Wenn dann auch noch eine entsprechende Ordnerstruktur vorhanden ist, kann diese Art eine hervorragende Ergänzung zur App oder Desktopsoftware sein.
  • Onlinedienste nutzen
    Diverse Onlinedienste buhlen mittlerweile um die Kunden und bieten neben einer Version im Browser meist auch noch eine Desktopsoftware oder zumindest eine App. Aber auch wenn nur eine App genutzt werden soll, kann ein solcher Dienst sehr nützlich sein. Um Termine und Aufgaben geräteübergreifend zu synchronisieren, ist ein externer Anbieter erforderlich. Das kann Google, Toodledo, Pocket Informant oder ein anderer Dienst sein.

Meine Aufgabenplanung und welche Tools ich verwende

Ich nutze natürlich auch To-Do Listen, um meine Aufgaben und Projekte zu planen. Da ich sämtliche Daten jederzeit zur Verfügung haben möchte, habe ich mehrere Tools, Programme und Apps in Nutzung, die sich untereinander synchronisieren.

  1. Apps zur Aufgaben- und Terminplanung
    Die Hauptarbeit erledigen in meinem Fall Apps. Da ich Termine und Aufgaben nicht trennen wollte, musste ich ein wenig suchen und probieren, bis ich das richtige gefunden hatte. Nachdem ich unterschiedliche Apps getestet und auch gekauft habe, bin ich letztlich beim Pocket Informant (Download für Android / Download für iPhone/iPad*) hängengeblieben. Zwar bietet der Entwickler auch einen eigenen kostenpflichtigen Synchronisationsdienst an, aus Gründen der Kompatibilität habe ich mich aber für einen anderen Anbieter entschieden. Welcher das ist und warum ich diesen gewählt habe, beschreibe ich in Punkt 3.
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    Die folgenden Kriterien und Features waren für mich bei der Wahl des Pocket Informant am wichtigsten:

    • Termine und Aufgaben in einer App
    • Wiederkehrende Aufgaben und Termine
    • Checklisten
    • Projekte
    • Unteraufgaben
    • Unterschiedliche Ansichten (Tag, Woche, Monat, Jahr, Agenda, Aufgaben, Notizen, Kontakte u.v.m.)
    • Templates
    • Prioritäten
    • Druckmöglichkeit
  2. Desktopsoftware
    Mein Anbieter für die Synchronisation von Terminen und Aufgaben bietet zwar eine recht gute Übersicht im Browser. Diese kann aber mit einer nativen Anwendung nicht mithalten. Da ich ausschließlich mit Mac arbeite, bot sich natürlich die Mac Version des Pocket Informant (Download Mac) an. Diese ist zwar noch im Beta-Stadium, ist aber schon recht brauchbar. Dafür habe ich auch nur den halben Preis bezahlt. Leider gibt es für Windows derzeit keine andere Alternative, als auf Drittanbieter zurückzugreifen.
  3. Synchronisation
    Ein ganz besonderes Feature ist die Synchronisation. Gute Apps und Programme bieten diese an und ermöglichen damit die Speicherung aller Daten auf externen Servern im Internet. Der eine oder andere mag hier sicher Bedenken bezüglich des Datenschutzes und der Privatsphäre haben, aber bei den großen Anbietern kann man sich schon recht sicher sein. Zumal ich hier auch keine intimen Daten oder Passwörter in meiner Aufgabenplanung verwende. Die folgenden Dienste werden von mir genutzt:

    1. Google Kalender
      Meine Termine verwalte ich separat von meinen Aufgaben, auch wenn sie in den Apps immer zusammen erscheinen. Grundsätzlich würde ich auch meine Aufgaben über Google synchronisieren. Diese Funktion ist dort aber nur sehr rudimentär und bietet kaum Möglichkeiten. Wer aber nur simple Aufgaben plant und keine Checklisten oder Projekte benötigt, kann diesen kostenlosen Dienst durchaus nutzen.
    2. Toodledo Aufgaben
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      Meine Aufgaben synchronisiere ich über Toodledo*. Dort wird alles geboten, was man für ein komplexes Taskmanagement benötigt. Derzeit bezahle ich rund $14 im Jahr und erhalte dadurch auch die Möglichkeit, Subaufgaben zur speichern. Ohne diese Anforderung kann Toodledo auch komplett kostenlos genutzt werden. Die Browserversion ist mittlerweile sehr gut gelöst und steht einer nativen Anwendung kaum noch in etwas nach. Sie kann sowohl am Desktop als auch mobil genutzt werden. Leider gibt es die Browserversion und die hauseigenen Apps nur in Englisch.
  4. Email
    Auch Emails nutze ich zur Planung von Aufgaben. Mein Konto besteht aus zahlreichen Ordnern und jedes Projekt hat dabei seinen eigenen. Die Projektordner sind zudem mit eigenen Email-Adressen verknüpft, die direkt auf dem Mailserver über Sieve-Scripte einsortiert werden. Das ist natürlich nur etwas für fortgeschrittene Nutzer, die sich ohnehin mit der Programmierung beschäftigen. Gute Emailprogramme bietet aber auch derartige Möglichkeiten. Möchte ich nun in einem App Blog über eine bestimmte App schreiben, dann schicke ich mir den Link des Play Store direkt an die dafür vorgesehene Email-Adresse. Ebenso verfahre ich auch mit Recherchen, die für Artikel benötigt werden. Wichtige Quellen sende ich ebenfalls als Link in den passenden Ordner. Da ich Email über IMAP nutze, habe ich diese Daten auf allen Geräten zur Verfügung und schreib dann auch gerne mal einen Artikel auf meinem Tablet.

Die Apps, Programme und Arbeitsweisen haben sich im Laufe der letzten Jahre entwickelt. Egal wo ich auch bin, ich habe immer alle Aufgaben dabei und kann auch unterwegs schnell mal einen kurzen Artikel schreiben oder andere Aufgaben erledigen. Unter Druck setze ich mich damit aber trotzdem nicht. Viele tägliche Aufgaben sind als wiederkehrende Aufgaben angelegt. Habe ich sie erledigt oder schaffe sie nicht mehr, dann wird sie mit einem Fingertipp auf den nächsten Tag geschoben. Bei Aufgaben, hinter denen Termine stehen, mache ich das natürlich nicht. Die sind mit entsprechenden Prioritäten versehen und stehen in der Liste ganz oben.

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