Rechnungen online schreiben – So findet man den richtigen Anbieter

Wer über das Internet sein Geld verdienen möchte, wird vermutlich auch selber die Angebote des WWW nutzen. Auch das Erstellen der eigenen Rechnungen kann online erfolgen. Dieser Artikel beleuchtet die Anbieter und deren Angebote. Dabei wird nicht nur auf den Umfang sondern auch die Vor- und Nachteile eingegangen. Eine Tabelle bietet einen direkten Anbietervergleich der wichtigsten Features.

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Schon vor Jahren habe ich den Umstieg auf eine komplette Online-Buchhaltung gewagt. Ich schreibe nicht nur meine Rechnungen online, sondern buche auch Eingangsrechnungen und erstelle steuerliche Auswertungen. Anfangs war ich natürlich, wie so viele, auch skeptisch wegen der Sicherheit meiner Daten. Aber die Vorteile überwogen dann letztendlich doch. Die Daten sind auf den Rechnern namhafter Anbieter meist sicherer als auf der lokalen Festplatte. Verschlüsselung und Hochsicherheitsrechenzentren sind zum Standard geworden. Bei den eigenen Rechnern ist es erschreckend, wie viele Menschen sich noch immer ohne oder mit einer veralteten Virensoftware im Internet bewegen.

Die Nachteile von Online Rechnungen / Buchhaltung

Bevor ich zu den zahlreichen Vorteilen komme, möchte ich auf die Nachteile bzw. Probleme eingehen, die sich bei einer Online Buchhaltung einstellen können.

• Erreichbarkeit
  Diesen Punkt mag man in erster Linie wohl eher als Vorteil ansehen. Erkannt aber auch einen Nachteil darstellen. Nach getaner Arbeit setzt man sich gemütlich auf die Couch und möchte noch schnell ein paar Rechnungen und Angebote schreiben. Aber ausgerechnet jetzt hat der Internetanbieter einen Totalausfall. Es kann aber auch ein defekter Router oder Wartungsarbeiten beim Anbieter der Software sein. Das Ergebnis bleibt letztlich das selbe. Die Webseite des Anbieters ist nicht erreichbar und Rechnungen können nicht geschrieben werden.
• Hacker Angriffe
  Hacker versuchen gerne mal an die Daten von Online Dienstleistern zu gelangen. Hin und wieder gelingt ihnen das auch. Hier sollte schon im Vorfeld der Anbieter beleuchtet werden. Wie und wo sichert er die Daten? Wo stehen die Server und wie sind sie gesichert? Wie sieht die Datenschutzerklärung aus?
• Abhängigkeit vom Anbieter
  Dieser Punkt ist ähnlich anzusehen wie der vorherige. Es muss ein großes Vertrauen zum Anbieter bestehen, dem man nicht nur alle Buchungen anvertraut, sondern auch die Daten der Kunden. Die Reputation spielt also eine große Rolle. Ein Neuling hat es daher sehr schwer, an Kunden zu kommen.

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Vorteile Cloud basierter Rechnungen und Buchhaltung

In meinen Augen überwiegen die Vorteile von Cloud basierenden Diensten. Eine vergleichbare Flexibilität können lokal installierte Programme kaum bieten.

• Plattformübergreifende Verfügbarkeit
  Die Buchhaltung ist nicht nur ohne jegliche Installation auf beliebigen Rechnern verfügbar, sondern kann auch auf einem Tablet oder Smartphone gestartet werden. Ich habe schon oft Rechnungen auf meinem Android Phone oder iPhone geschrieben. Auch mein iPad wurde schon für so manche Buchungssession genutzt.
• Geringe Kosten
  Während für eine lokale Software ein nicht selten hoher Kaufpreis anfällt, werden Online Dienste mit geringen monatlichen Gebühren abgerechnet. Es fällt weder ein Einmalpreis noch eine Gebühr für Updates an. Diese Updates müssen bei lokalen Anwendungen jährlich gekauft werden.
• Immer up to date
  Änderungen innerhalb der Software und auch an gesetzlichen Regelungen sind sofort verfügbar. Es muss nicht darauf geachtet werden, immer die aktuellste Software installiert zu haben.
• Backups inklusive
  Datensicherungen werden oft stiefmütterlich behandelt oder auch mal vergessen. Cloud Anbieter nutzen modernste Technik, speichern Daten auf gespiegelten Laufwerken und führen zusätzlich tägliche Backups durch.

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Unsere Empfehlungen

Für nahezu jede Anforderung gibt es auch den passenden Anbieter und das geeignete Paket. Die folgenden 3 Pakete decken die meisten Anforderungen ab und bieten zudem noch ein hervorragendes Preis-/Leistungsverhältnis. Meist gibt es hier auch schon das komplette Buchhaltungs- und Rechnungsangebot, für das andere Anbieter lediglich das Schreiben von Rechnungen anbieten.

1	Sage One Finanzen & Buchhaltung Der Preis-/Leistungssieger! Für nur 9 EUR netto / Monat bietet dieses Paket das komplette Rechnungswesen, Buchhaltung und Auswertungen von der EÜR bis zur Bilanz. Sage One 30 Tage unverbindlich und kostenlos testen*
2	Komplettpaket plus Das umfangreichste Angebot! Für 17,95 EUR netto / Monat enthält dieses Paket Buchhaltung, Verkauf und Warenwirtschaft. Umfangreiche Auswertungen, Schnittstellen und eine Projektverwaltung sind ebenfalls dabei. Hier muss auch nicht auf Besonderheiten wie Gutscheine, SEPA-Lastschriften, Warenwirtschaft oder Inventur verzichtet werden. Collmex 30 Tage unverbindlich und kostenlos testen*
3	FastBill complete Schwerpunkt Rechnungswesen! Für nur 5 EUR netto / Monat lassen sich unbegrenzt Rechnungen schreiben und Belege buchen. Auswertungen landen per Knopfdruck beim Steuerberater. FastBill 30 Tage unverbindlich und kostenlos testen*

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Anbieter von Online Rechnung und Buchhaltung im Überblick

1. Collmex

   
   Screenshot collmex.de
   Mit Collmex arbeite ich nun schon seit mehreren Jahren und bin immer noch zufrieden. Das Angebot umfasst alles von der einfachen und kostenlosen Buchhaltung bis zum Komplettpaket mit Rechnungswesen, Buchhaltung, Projektierung, Warenwirtschaft und mehr.

   Pakete, Preise und Features
   Die Komplettpakete unterteilen sich in basic, plus und pro, die sich preislich zwischen 11,95 und 34,95 EUR zzgl. MwSt. bewegen. In den meisten Fällen dürfte das mittlere Paket ausreichen. Damit lassen sich auch wiederkehrende Rechnungen schreiben und alle wichtigen Auswertungen für das Finanzamt erstellen. Rechnungswesen und Buchhaltung lassen sich auch separat buchen. Hier gibt es ebenfalls 3 Pakete, die von 0 EUR bis 8,95 EUR zzgl. MwSt. reichen. Zusätzlich bietet Collmex auch noch eine Vereinsverwaltung.

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2. Lexoffice

   
   Screenshot lexware.de
   Lexware bietet ein Komplettprogramm für Kleinunternehmer und Mittelständler. Neben der browserbasierten Oberfläche kann das Angebot auch über Apps genutzt werden. Die Angebote bewegen sich zwischen 6,90 und 14,90 EUR netto im Monat und beinhalten je nach Paket das Rechnungswesen und Buchhaltung. Auswertungen für das Finanzamt lassen sich aber, abgesehen von der Umsatzsteuervoranmeldung, nur mit dem größten Paket erstellen.

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3. Sage One

   
   Screenshot sageone.de
   Sage One bietet eine Vielzahl von Pakten an, von denen sich Lohn und Gehalt an die Anzahl der Mitarbeiter orientieren. Beginnend mit 5,90 EUR netto bei einem Mitarbeiter endet der Preis bei 67 EUR netto, wenn der Regler auf 20 Mitarbeiter gestellt wird. Das Basispaket ist hier sogar doppelt so teuer, was durchaus für etwas Verwirrung sorgen kann. Die Pakete für Rechnung und Buchhaltung beginnen bei moderaten 1 EUR netto pro Monat und reichen bis zu 9 EUR netto / Monat. Erst im großen Paket ist auch das komplette Buchhaltungswesen enthalten. Für iOS und Android wird eine kostenlose App angeboten, mit der sich Rechnungen erstellen und versenden lassen.

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4. FastBill

   
   Screenshot fastbill.com
   Mit Fastbill lassen sich in allen Paketen Rechnungen schreiben und die Belege für die Buchhaltung erfassen. Die einzelnen Pakete, die von 5 bis 49 EUR netto / Monat reichen, unterscheiden sich in erster Linie durch zusätzliche Features wie die Unterstützung von PayPal, Anzahl der Mitarbeiter, Speicherplatz und eigenem Branding. Dieses ist erst im mittleren Paket zu 19 EUR netto / Monat enthalten.

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5. Billomat

   
   Screenshot billomat.com
   Aktuell werden 5 Pakete angeboten. Das erste ist kostenlos und enthält die meisten Funktionen der größeren Pakete. Allerdings ist die Anzahl der Dokumente stark beschränkt und eine Personalisierung mit eigenem Logo ist auch nicht möglich. Dies verlangt mindestens das mittlere Paket zum Preis von 12 EUR netto / Monat. Auch im größten Paket zu 48 EUR netto / Monat ist es nicht möglich, unbegrenzt viele Dokumente zu erstellen und zu speichern. Das gesamte Angebot richtet sich in erster Linie an Unternehmen, die ausschließlich Rechnungswesen und Warenwirtschaft nutzen wollen. Eine Buchhaltung mit entsprechenden Auswertungen steht nicht zur Verfügung.

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6. Debitoor

   Von 0 bis 12 EUR netto / Monat können sowohl Rechnungen erstellt als auch die Buchhaltung geführt werden. Ein individuelles Design mit Firmenlogo ist bereits ab 6 EUR netto / Monat verfügbar.

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7. Salesking

   
   Screenshot salesking.eu
   Die Angebote von SalesKing unterteilen sich in die Pakete Silber, Gold und Platin, die monatlich 12, 24 oder 36 EUR netto kosten. Bereits das kleinste Paket enthält alles, was für die Rechnungsstellung und Buchhaltung benötigt wird. Die weiteren Pakete enthalten lediglich AddOns wie Aufgabenverwaltung und Teamarbeit. SalesKing bietet Tools von Drittanbietern, die auf die API zugreifen können. Es stehen Apps und Importfilter zur Verfügung.

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8. Easybill

   
   Screenshot easybill.de
   Easybill bietet 3 Pakete für das Rechnungswesen an. Beginnend mit 9 EUR netto / Monat können Rechnungen an bis zu 20 Kunden geschrieben werden. Eine unbegrenzte Anzahl Kunden ist erst ab 19 EUR netto / Monat möglich. Das größte Paket zu 39 EUR netto / Monat bringt eine zusätzliche Mitarbeiterverwaltung und ein automatisiertes Mahnverfahren. Für Online-Händler, die Rechnungen importieren müssen, gibt es noch weitere Pakete. Diese bauen auf dem größten Paket auf und unterstützen 10.000, 20.000 und 30.000 Importe pro Monat. Ohne diese Upgrades können nur maximal 5000 Rechnungen aus Online-Shops importiert werden.

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9. Smallinvoice

   
   Screenshot smallinvoice.de
   Smallinvoice bietet in 3 Paketen ein komplettes Rechnungswesen. Auf Buchhaltung muss hier allerdings verzichtet werden. Schon ab 0 EUR können unbegrenzt viele Rechnungen, Kunden, Dokumente verwaltet werden. Ein eigenes Logo, das für eine Firma nicht unwichtig ist, ist allerdings erst ab 8,50 EUR bzw. 17 EUR netto / Monat möglich. Für einen Aufpreis wird der weltweite Postversand der Rechnungen angeboten.

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10. Zervant

    
    Screenshot zervant.com
    Die Pakete von Zervant reichen von 0 bis 64,90 EUR netto / Monat. Kostenlos lässt sich ausschließlich die Buchhaltung nutzen. Das nächste Paket zu 5,90 EUR dürfte auch nur für sehr wenige Nutzer interessant sein. Neben der Buchführung können hier maximal 3 Rechnungen im Monat geschrieben werden. Erst ab 9,90 EUR netto / Monat sind diese nicht mehr limitiert. Die weiteren Paket zu 29,90 und 64,90 EUR netto / Monat unterscheiden sich nur noch in der Anzahl der möglichen Benutzer. Alle Bezahlpakete enthalten neben Rechnungswesen und Finanzbuchhaltung auch Berichte für den Steuerberater und eine Zeiterfassung.

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11. Papierkram

    
    Screenshot papierkram.de
    Papierkram hat ein sehr interessantes Preis-/Leistungsverhältnis. Die Angebote reichen von 0 bis 20 EUR netto / Monat. Bereits für 8 EUR erhält man alles, was zur Rechnungserstellung und Buchhaltung benötigt wird. Darin enthalten ist die Einnahme-Überschuss-Rechnung (EÜR), HBCI Kontenabgleich, Umsatzsteuer-Voranmeldung via Elster, Abschreibungen und vieles mehr.

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12. sevDesk

    
    Screenshot sevdesk.de
    Rechnungen, Buchhaltung, Kundenverwaltung, Lagerverwaltung, Apps für iOS und Android und vieles mehr bieten die 4 Pakete von sevDesk. Wer jedoch ein eigenes Logo nutzen möchte, kommt um das kleinste Bezahlpaket zu 8,90 EUR netto / Monat nicht herum. Umsatzsteuer-Voranmeldungen lassen sich erst mit dem nächst größeren Paket zu 16,90 EUR netto / Monat anfertigen. Das größte Paket zu 28,90 EUR netto / Monat bietet zusätzlich eine Unterstützung bei der Migration vorhandener Daten und den Zugriff auf die sevDesk API.

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13. Rechnung XXL

    
    Screenshot rechnungxxl.de
    Bei RechnungXXL gibt es keine Qual der Wahl, was die Pakete betrifft. Es existiert nur eines, das bereits alle verfügbaren Funktionen enthält. Wie schon am Namen zu erkennen ist, lassen sich ausschließlich Rechnungen erstellen. Eine Buchhaltung gibt es nicht. Aktuell kostet das Paket monatlich 8,99 oder einmalig 99 EUR netto. Bei diesem Einmalbetrag handelt es sich nicht um eine Jahresgebühr, sondern einen echten einmaligen Betrag. Der Betreiber von RechnungXXL verspricht damit alle Funktionen und Updates auf Lebenszeit.

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Rechnungen / Buchhaltung Online im Vergleich (Vergleichstabelle [djahr])

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Foto: Adding Machine Tape (c) South12th – Fotolia.de