Das Zeitmanagement im täglichen Workflow

Manchmal wächst einem alles über den Kopf hinaus. Wenn man sich zuviel zugemutet hat, dann sollte rechtzeitig ein Gang zurückgeschaltet werden. Oftmals ist es aber keine Überforderung, sondern ein schlechtes oder fehlendes Zeitmanagement. So mache auch ich mir Gedanken um mein Zeitmanagement und nutze viele Hilfsmittel.

Die tägliche Arbeit

Die alltäglichen Verrichtungen eines Bloggers oder Affiliates bestehen nicht nur aus dem Erstellen neuer Projekte. Das Aufgabenspektrum reicht vom täglichen Füllen diverser Blogs über Backlinkaufbau bis hin zum Rechnungswesen. Und das ist nur ein ganz winziger Ausschnitt. Schließlich gibt es ja auch noch ein Privatleben, man hat Durst, Hunger und möchte nicht in einem verdreckten Büro sitzen.
Während jeder sich um solche Aufgaben zu kümmern hat, gibt es noch unzählige spezifische Tätigkeiten, die speziell für ein bestimmtes Unternehmen erforderlich sind. In vielen Fällen lässt sich unsere Arbeit aber auch mit einem Fließband vergleichen. Viele, immer wiederkehrende, Arbeitsschritte führen letztlich zu einem fertigen Produkt. Neben den physischen Produkten auf einem Fließband lassen sich auch Artikel, Projekte und andere digitale Arbeiten als Produkt bezeichnen, dem zahlreiche Einzelschritte vorausgehen. Dieser Fließbandprozess im Büroalltag wird auch Business Process Management (BPM) genannt.

Die Strukturierung

Ohne eine vernünftige Struktur und ohne Plan geht gar nichts. Wer online erfolgreich sein will, muss seine Aufgaben genauso planen und durchführen wie jeder andere Betrieb auch. Zunächst erfolgt eine grobe Einteilung in Firma und Privat. Diese kann bei einem Selbständigen fließend sein und muss nicht jeden Tag gleich aussehen. Es sollte aber möglichst genau festgelegt werden, wann das eine und wann das andere an der Reihe ist. Während man für sein Privatleben nur selten einen Aufgabenplan erstellt, ist dies für den Betrieb oftmals nicht zu umgehen. Ein grundsätzliche Struktur kann dabei wie folgt aussehen:

  • Außendienst
    In vielen Fällen haben sich Selbständige dafür entschieden, den Außendienst grundsätzlich auf den Vormittag zu legen. Hier ist die Chance, den Kunden in seiner Firma anzutreffen, am größten. Sofern man sich ausschließlich mit Affiliate-Marketing und Blogs beschäftigt, fällt dieser Punkt natürlich weg.
  • Büroarbeit
    Dieser Teil ist fest dem Rechner gewidmet. Hier bearbeite ich beispielsweise meine Blogs, schreibe Artikel oder programmiere am meiner Software. Dabei ist am Telefon grundsätzlich das Band an, da gerade bei Programmierarbeiten jeder Anruf die vorhandenen Gedanken vernichtet und man wieder am Anfang beginnt. Auch wenn man einen kreativen Text schreibt oder ganz einfach nach neuen Ideen sucht, kommt man nicht weit, wenn man sich am Telefon laufend mit anderen Themen beschäftigen muss.
  • Telefon
    Diese Zeit nutze ich zur Kommunikation mit meinen Kunden. Wer auf Band gesprochen hat, wird zurückgerufen und wem ich etwas mitteilen muss, den rufe ich direkt an. Die Konzentration liegt jetzt beim Kunden und mögliche Probleme lassen sich schnell lösen, ohne das andere Arbeiten im Hinterkopf warten.
  • Email
    Die Email hat für mich einen besonders hohen Stellenwert und geht weit über den einfachen Kontakt zum Kunden hinaus. Ich nutze sie auch zur Planung von Aufgaben. Einzelne Projekte haben separate Postfächer und eigene Emailadressen. Ideen für Artikel werden an diese gesendet und später verarbeitet. Auch für Aufträge, Bestellungen und viele andere Arbeitsschritte habe ich eigene Ordner, in denen die jeweiligen Mails Platz finden. So lassen sie sich gezielt abarbeiten und bei Bedarf auch nach Jahren noch schnell auffinden. Von jedem einzelnen Ordner werden neben den täglichen Komplett-Backups auch separate Sicherungen angelegt, sobald die Zahl der enthaltenen Mails zu groß geworden ist. Dabei trenne ich die Anlagen vom Text und kann jederzeit sämtliche Mails mit einem Texteditor durchsuchen und ggf. die passenden Anlagen laden.

Meine Hilfsmittel

Gerade wenn man mit Projekten arbeitet, hat man unzählige kleine Aufgaben zu erledigen. Ohne Aufgabenplaner geht hier gar nichts mehr. Anfangs hab ich hier Outlook verwendet, aber da mit das einfach zu unflexibel und plattformabhängig war, hab ich schon vor Jahren in die Cloud gewechselt. Meine Termine werden im Google Kalender geplant und meine Aufgaben über Toodledo. Beide gehören in den SaaS (Software as a Service) Bereich und sind daher absolut plattformunabhängig. Auf nahezu jedem Endgerät gibt es Programme und Apps, die darauf zugreifen und eine Menge Komfort mitbringen. Und wenn nicht, dann nutzt man einfach den Browser.

Meine Software und Apps geordnet nach Betriebssystem/Endgerät

  • PC
    Hier nutze ich keine gesonderte Software, sondern arbeite direkt im Google Kalender oder auf der Webseite von Toodledo. Dank Ajax ist die Bedienung kaum unkomfortabler als über eine externe Software.
  • Mac
    Auch hier nutze ich die Webseite der beiden Dienste. Bei Toodledo verwende ich allerdings eine App, mit der ich die Webseite öffne. Das hat einfach den Grund, das es sich dann in einem extra Fenster befindet und ich dank der ausgefeilten Wischtechnik des Mac schnell zwischen den geöffneten Programmen wechseln kann.
  • iPhone/iPad
    Hier gibt es etliche gute Tools, mit denen man auch auf dem kleinen Display sehr komfortabel arbeiten kann. Nachdem ich diverse Apps getestet hab, bin ich beim Pocket Informant für iPhone und Pocket Informant HD hängen geblieben. Mit diesem Tool habe ich sowohl Termine als auch Aufgaben direkt im Blick. Die meisten anderen Apps können entweder nur das eine oder das andere.
  • Android
    Auch hier habe ich viele Apps getestet und bin letztlich ebenfalls beim Pocket Informant für Android geblieben. Genutzt habe ich diesen schon in der Beta-Phase, da es kaum brauchbare Apps für Android gab.

Foto: pixabay.de

1 Antwort

  1. Gerold sagt:

    Bei der täglichen Arbeit und Organisation kann eine Workflow Software unterstützen. In einer Workflow Software kann man seine Aufgaben eingeben. Hierbei hat man eine schöne Checkliste, um seine Aufgaben zu strukturieren. In einer Workflow Software gibt es auch die Möglichkeit, Aufgaben an Personen weiter zu leiten.

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